Distacco dipendenti: l’importanza della pianificazione

“Il capitale umano è il motore di ogni azienda. In un mondo globalizzato, dove l’internazionalizzazione è spesso condizione per competere, la capacità di esportare la cultura propria di ciascuna azienda oltre i confini nazionali costituisce un fattore di successo. Affidarsi a Global Mobility Specialists consente di massimizzare i benefici e ridurre i rischi connessi all’invio di dipendenti in distacco internazionale” dichiara Gabriele Labombarda, responsabile dei servizi Global Mobility.

Le imprese globali hanno a disposizione svariati strumenti di comunicazione per rimanere connesse – tra gli altri, intranet, email, cellulari, Skype, servizi di messaggistica. Nonostante le potenzialità rivoluzionarie di tali strumenti per quanto riguarda la gestione delle imprese a livello internazionale, non permettono ad oggi di ottenere un beneficio paragonabile all’affidare ad un persona di fiducia e di comprovata capacità un incarico all’estero per risolvere un problema o condurre un progetto in prima persona.

D’altro canto mandare un dipendente a lavorare in un altro paese può essere un processo difficoltoso e soggetto ad errori. Dove lavorerà la persona? Dove vivrà? La sua famiglia è pronta per un cambiamento di questo genere? Che problematiche di tipo linguistico e culturale potrebbero complicare il processo?

Oltre a queste problematiche che impattano sul singolo lavoratore, l’impresa deve anche considerare i requisiti fiscali e legali da rispettare, che possono variare fortemente da Paese a Paese. Il calcolo dei costi di un’operazione del genere deve tenere in considerazione svariati elementi.

Dati i vari fattori da considerare, i responsabili HR si avvalgono spesso di una guida che identifica quali decisioni hanno la priorità.

Piani di mobilità internazionale

Il miglior punto di partenza quando si decide di distaccare un dipendente all’estero consiste nell’avere delle policy in atto che consentano di avere un quadro preciso di tutte le implicazioni ancor prima che la decisione venga presa. Un’International Assignment Policy (IAP) adeguata dovrebbe descrivere un processo efficiente e omnicomprensivo, assicurare un trattamento coerente per tutti i dipendenti e riflettere la cultura dell’azienda.

La definizione di tale policy dovrebbe coinvolgere, oltre alle risorse umane, anche esperti dei reparti fiscale, amministrativo e legale. Potrebbe anche rendersi necessaria una revisione da parte della dirigenza.

Una tipica IAP è un documento di 25-30 pagine in cui vengono identificate e affrontate svariate questioni riguardo alle modalità in cui si svolgono le varie fasi di un distaccamento. Tale pianificazione viene svolta per svariate ragioni, ma una delle più importanti è che avere una policy specifica assicura che tutti i dipendenti distaccati ricevano lo stesso trattamento.

Una volta all’estero, i dipendenti distaccati potrebbero confrontare i propri contratti. Senza un’adeguata procedura, tali confronti potrebbero rivelare differenze di trattamento, con conseguenti impatti negativi, se non conseguenze legali.

Avere una buona International Assignment Policy

Una buona policy non si limita a ricomprendere tutti gli aspetti da tenere in considerazione, ma riflette anche la cultura e la filosofia aziendali. Per esempio, l’azienda potrebbe far affidamento a personale giovane con alte probabilità di turnover o essere vista come il posto di lavoro ideale in un dato settore e sulla base di tale fattore potrebbe essere più o meno necessario inserire nel contratto una clausola di non concorrenza nel caso un dipendente passi alla concorrenza durante un distacco.

La cultura aziendale potrebbe anche influenzare il modo in cui vengono trattati gli aspetti fiscali. Nel caso in cui la tassazione di un dipendente distaccato sia più favorevole, ne beneficerà il dipendente stesso o l’azienda? Una buona policy prevede solitamente che il distacco non abbia ricadute fiscali sul dipendente, con l’azienda che si fa carico sia di un eventuale beneficio che di un carico maggiore.

Una buona policy si basa su un trattamento equivalente per tutti i dipendenti, ma tiene anche conto di eventuali esigenze particolari; sono inoltre rilevanti le informazioni pratiche sull’alloggio o i trasporti. Una buona policy deve inoltre prevedere le modalità di riassegnazione dei compiti del dipendente durante la sua assenza e l’eventuale reintegro.

Raccogliere tutte le informazioni è d’aiuto anche nella determinazione dei relativi costi, pertanto è importante che venga fatto il prima possibile durante la pianificazione.

Stesura del contratto

Avere delle policy ad hoc è un primo passo importante quando capita di distaccare un dipendente all’estero. Ma ogni dipendente e ogni opportunità presentano delle caratteristiche differenti. Sulla base della policy verrà quindi preparato un contratto specifico.

Le variabili da considerare sono molteplici.

La durata del distacco, per esempio, può avere un impatto rilevante sul contenuto del contratto. Un viaggio di lavoro della durata di uno o due mesi non richiede il trasferimento della residenza o della famiglia, mentre un distacco permanente, o espatrio, che dura diversi anni, implica molte più considerazioni, tra cui la soddisfazione dei bisogni della famiglia del dipendente.  

La durata e il tipo di distacco sono decisivi per l’identificazione dei migliori candidati. La scelta non consiste tanto nel trovare la persona più qualificata, ma quanto quella più in grado di adattarsi al trasferimento, o quella che meglio può trarre beneficio a livello personale dal trasferimento.

Un’altra considerazione consiste nel determinare chi è responsabile della retribuzione del dipendente, il che non è ovvio, poiché un dipendente distaccato può lavorare come appaltatore, o presso una controllata recentemente acquisita, o come parte di una joint venture con un’altra società. Tale decisione implica effetti legali anche all’estero: per esempio, se il dipendente fosse coinvolto in un incidente stradale, quale entità sarebbe implicata a livello legale? Spesso si rende necessario stipulare un contratto separato per stabilire le relative responsabilità e i costi.

Adattare l’International Assignment Policy 

Un distacco all’estero richiede un coinvolgimento diretto del dipendente stesso per perfezionare i termini del contratto: infatti, occorre considerare e accordarsi su tutti i dettagli del trasferimento. Per esempio, il dipendente potrebbe avere specifiche esigenze mediche, oppure oggetti particolari da trasferire, o un animale domestico. Tutti fattori da tenere in considerazione in caso di un trasferimento in un altro Paese.

Inoltre, nel caso in cui il distacco comporti anche il trasferimento della famiglia, il responsabile HR potrebbe richiedere un colloquio anche con il coniuge, in quanto ogni Paese presenta sfide di vita diverse e spesso gli effetti ricadono più pesantemente sul partner che si trasferisce con il dipendente. Infatti, mentre il dipendente ha già un lavoro che lo aspetta, il partner potrebbe avere difficoltà a trovare un nuovo impiego. Inoltre, se il dipendente ha dei figli, trovare una soluzione adeguata per la loro educazione all’estero è di primaria importanza.

Date la diversità e la quantità di fattori coinvolti, molte società si avvalgono di consulenti che abbiano esperienza e competenze nell’ambito dei trasferimenti all’estero. L’obiettivo è sempre quello di prendere le decisioni giuste e in tempo per trarre vantaggio dalle opportunità che un distacco all’estero può offrire.

Per maggiori informazioni, scopri di più sui nostri servizi Global Mobility o contatta Gabriele Labombarda o Paola Lova.