L’importanza del Whistleblowing

La nuova disciplina in tema di Whistleblowing introdotta dal D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, porta all’attenzione di enti pubblici e privati numerosi elementi di novità rispetto alla previgente normativa datata 2017, tra cui un’innovata gestione del canale interno delle segnalazioni.

L’art. 5 del D.Lgs. prescrive, infatti, che la gestione del canale interno dovrà essere affidata alternativamente ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato, oppure ad un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

Ma esattamente, quali adempimenti comporta la gestione del suddetto canale?

Anzitutto sarà onere di chi lo gestisce avvisare il segnalante dell’avvenuto ricevimento della segnalazione, entro il termine di sette giorni dalla data di ricezione.

Il gestore del canale di segnalazione dovrà, inoltre, mantenere le interlocuzioni con il segnalante ed eventualmente richiedere integrazioni a quest’ultimo laddove necessario.

Sarà altrettanto compito del gestore del canale di segnalazione dare seguito alle segnalazioni ricevute nonché fornirvi riscontro entro una tempistica specificamente definita dal D.Lgs.: tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Infine, presso il luogo di lavoro e sul sito internet dell’organizzazione dovranno essere messe a disposizione informazioni chiare circa il canale, le procedure e i presupposti per effettuare le segnalazioni interne.

Al di là di quanto indicato all’art. 5, non va dimenticato che il personale specificamente formato ed addetto alla gestione del canale dovrà farsi trovare pronto nell’adempimento anche di quanto previsto in merito al trattamento dei dati personali. Non dovranno quindi essere raccolti (o cancellati immediatamente in caso di accidentale raccolta) dati personali manifestamente non utili al trattamento della segnalazione. Al tempo stesso, dovrà essere garantita la riservatezza della persona segnalante, anche mediante ricorso a strumenti di crittografia, e la documentazione relativa alla segnalazione non dovrà essere conservata per un periodo di tempo superiore a cinque anni decorrenti dalla comunicazione dell’esito finale dell’apposita procedura.

È da segnalare che la normativa contempla la possibilità di condividere il canale interno e la relativa gestione ma soltanto per i comuni diversi dai capoluoghi di provincia ed i soggetti privati che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non superiore a duecentoquarantanove.

Potrebbe destare particolare interesse la possibilità, prevista dall’art. 5 del D.Lgs., di esternalizzare la gestione del canale interno. A ben guardare, la scelta del Legislatore di prevedere gli specifici e rigorosi adempimenti – sopra citati – per una corretta gestione del canale porta quale logica conseguenza un aumento degli oneri organizzativi e di gestione in capo agli enti destinatari della nuova normativa.

In quest’ottica, la facoltà di esternalizzare la gestione del canale interno può giocare un ruolo importante per alleggerire le organizzazioni nella fase operativa di ricezione delle segnalazioni nonché nel rispetto degli ulteriori adempimenti previsti.

Il soggetto esterno incaricato potrà, pertanto, garantire una gestione tempestiva delle segnalazioni rispettando modi e tempi richiesti dal D.Lgs. in esame, osservare puntualmente quanto prescritto per il corretto trattamento dei dati personali nonché contribuire a creare fiducia nei soggetti coinvolti, in quanto garanzia massima di autonomia operativa così come richiesto dalla normativa.

Quest’ultimo aspetto, fondamentale per scongiurare il rischio di conflitto di interessi con potenziali conseguenze economiche e reputazionali per le organizzazioni, richiama l’esigenza di chiarire che cosa si intenda per “soggetto autonomo” in relazione alla possibilità di esternalizzare il canale interno.

In tal senso deve intendersi un soggetto indipendente rispetto alle funzioni operative dell’organizzazione, quindi estraneo da qualsiasi dipendenza gerarchica verso quest’ultima.

Ciò posto, aspetto peculiare della disciplina è che la stessa è incentrata sulla tutela di segnalazioni aventi ad oggetto illeciti – da intendersi quali violazioni di norme – di interesse pubblico.

Questo elemento permette automaticamente di distinguere tale sistema di segnalazione da ulteriori e diversi sistemi finalizzati alla tutela delle persone segnalanti illeciti che rispondono ad un interesse differente da quello pubblico.

Si pensi, per esempio, alle segnalazioni riguardanti violazioni del modello di organizzazione e gestione (MOG) di cui al D.Lgs. 231/2001: a tal riguardo non è un caso se la disciplina del Whistleblowing non permette l’effettuazione di segnalazioni esterne per gli illeciti in questione, allorché relativi ad imprese con meno di 50 dipendenti.

A fronte di siffatta analisi, preme sottolineare che l’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023 non abrogherà – e quindi lascerà impregiudicati – altri sistemi di segnalazioni riguardanti specifici settori. Parliamo in questo caso del sistema di segnalazione degli illeciti rientranti nell’alveo dell’anticorruzione e contratti pubblici di cui al D.Lgs. 50/2016 e successive modifiche. Su questo fronte, dal 6 giugno 2022 il "Modulo Unico Informatizzato di Segnalazione” è diventato il canale esclusivo di segnalazione all’ANAC.

Stesso discorso di cui sopra vale per le segnalazioni di operazioni sospette ai fini dell’antiriciclaggio. In tal senso la normativa Whistleblowing lascia impregiudicato il sistema di segnalazione previsto dal D.Lgs. 231/2007.